Bagaimana status pengajuan PIB saya?

Pada suatu kesempatan bertatap muka dengan salah seorang petugas CC (client coordinator) di KPU Tanjung Priok, datanglah seorang lelaki (client) dengan wajah menyiratkan kekesalan dan langsung mengajukan pertanyaan. Berkata lelaki tersebut kepada petugas CC yang juga laki-laki: “Pak!, bagaimana ini PIB saya udah berjam-jam saya tungguin kok ngga keluar-keluar statusnya di layar??”  Dengan tenang sang petugas balik bertanya: “Bisa saya liat dulu ID Card-nya Pak? Segera lelaki tersebut merogoh kantong kemejanya dan menyarahkan ID Card yang diminta petugas. Kemudian sang petugas bertanya kembali: “Berkas PIB Bapak mana? bisa saya lihat? Jawab si lelaki: “ini Pak, nopen-nya belum ada, coba deh Bapak liat sendiri, saya udah nunggu dari tadi ga muncul-muncul juga statusnya di layar! (layar yg dimaksud adalah layar komputer milik KPU yg diletakkan di tempat terbuka guna menginformasikan secara online status PIB yang telah diterima oleh sistem pelayanan impor KPU).

Kemudian petugas CC tadi berkata: “Jadi nopen-nya belum ada Pak? Bapak sudah coba cek statusnya belum di portal? Lelaki tersebut menjawab dengan kebingungan: “Portal Pak? yang mana??? Sambil menghela nafas, dan tidak lupa tersenyum, sang petugas mengambil secarik kertas dan menuliskan sebuah alamat situs sebagai berikut: http://www.insw.go.id

“Bapak.. Silakan cek dulu statusnya di alamat situs yang saya tulis ini, coba tanya ke operator di kantor Bapak yang membuat dan mengirimkan data PIB, sudah cek status PIB-nya belum di alamat ini? Nanti di alamat itu akan ketahuan status PIB-nya bagaimana..”

Selang beberapa menit sepeninggal lelaki yang merupakan client dari petugas CC tersebut, datanglah seorang wanita yang juga mengantri nomor untuk bisa berkonsultasi seputar permasalahan yang dialaminya dalam proses pengurusan barang impor di pelabuhan. Setelah bercakap sebentar diketahui bahwa permasalahannya sama dengan client sebelumnya yakni menanyakan status terakhir dari PIB yang sedang diurusnya. Begitu pula client-client berikutnya, kurang lebih 5 client berbeda berturut-turut menanyakan permasalahan yang sama pada petugas yang sama.

Demikian sepenggal fragmen kejadian keseharian yang sangat sering dan mudah ditemui pada jam-jam sibuk pelayanan proses pengurusan barang impor di KPU Tanjung Priok. Kisah dalam fragmen tersebut barangkali juga banyak terjadi di kantor-kantor bea dan cukai lainnya. Peran seorang petugas CC memang sangat strategis dan menjadi harapan di kesempatan pertama bagi seorang pengurus barang impor dalam memecah kebuntuan dari persoalannya. Namun demikian, setiap pengurus barang juga hendaknya mampu memahami batas tugas dan tanggung jawabnya guna menimbulkan inisiatif dalam mencari solusi dari setiap permasalahan yang dialaminya dalam proses pengurusan barang impor.

Kasus di atas sebenarnya adalah kasus yang sangat sederhana. Status PIB sebenarnya dapat dilihat sendiri oleh pengurus barang tanpa harus mendatangi petugas. Seorang petugas CC barangkali lebih disiapkan untuk memberikan konsultasi permasalahan yang cukup kompleks dimana kondisinya sudah berada di luar jangkauan seorang pengurus barang. Status PIB dapat dipantau secara mandiri oleh pengurus barang (importir/PPJK) melalui 2 tools. Pertama, bisa melalui modul PIB dengan cara melakukan komunikasi ulang sesaat setelah PIB dikirimkan secara online (EDI). Cara yang kedua, dapat dilakukan melaului situs online: http://www.insw.go.id, dengan memasukkan user/password milik importir sendiri yang dibagikan pada saat pendaftaran. User/password tersebut dikirimkan secara langsung ke alamat email importir dan bersifat rahasia. Alamat situs tersebut merupakan alamat resmi dari program NSW (National Single Window) yang merupakan wadah penyatuan seluruh stakeholder yang terlibat dalam proses pengurusan barang impor.

Situs NSW sendiri memiliki beberapa fitur yang sangat berguna bagi importir dalam memantau proses pengajuan PIB nya. Beberapa diantaranya adalah fitur tracking PIB dan fitur tracking dokumen perijinan. Fitur tracking PIB berguna untuk mengetahui status terakhir dari PIB yang diajukan pengurus barang, apakah terganjal persyaratan yang belum dipenuhi, apakah ditolak (reject), atau pun sudah mendapat ijin keluar (SPPB). Apapun statusnya dapat secara jelas diketahui dari respon-respon yang didapat oleh PIB tersebut, bahkan hingga detil alasan penolakan maupun detil persyaratan yang belum dipenuhi. Fitur tracking dokumen perijinan berguna dalam memantau secara online perijinan yang sebelumnya sudah diurus secara langsung ke agen pemerintah terkait. Perijinan yang telah diurus kemudian di-upload ke situs NSW untuk kemudian direkonsiliasikan dengan PIB yang diajukan.

Pada layar komputer di kantor pelayanan bea cukai sendiri, sering terlihat seolah PIB yang diajukan tidak ada. Kondisi ini sering diartikan secara salah oleh pengurus barang bahwa PIB nya tidak terlihat statusnya di layar. Kondisi ini terjadi karena sebenarnya proses validasi data PIB secara garis besar terbagi menjadi 2 bagian. Pada saat pertama kali dikirimkan, maka PIB akan diproses oleh portal NSW guna dilakukan pengecekkan seputar pemenuhan syarat barang larangan dan pembatasan (LARTAS). Pada saat proses ini berlangsung, PIB tidak akan terlihat statusnya di layar komputer sistem pelayanan impor kantor pelayanan. Apabila proses validasi LARTAS selesai , baru kemudian data PIB akan dikirimkan ke sistem pelayanan impor kantor pelayanan guna diproses lebih lanjut. Namun demikian, semua status PIB pada tahap apapun sebenarnya dapat dilihat melalui fitur tracking PIB yang terdapat di portal NSW.

Permasalahan sebagaimana yang diungkapkan di bagian awal  dapat disebabkan oleh beberapa kondisi sebagai berikut:

  1. Pengurus barang di lapangan berbeda (terpisah) dengan operator yang mengirimkan data PIB di kantor dan tidak ada koordinasi (sering terjadi);
  2. Pengurus barang tidak mengetahui adanya fitur tracking di portal NSW karena jarang atau pun tidak pernah menggunakan account yang dimilikinya untuk mencoba mengakses portal NSW;
  3. Pengurus barang kurang memperhatikan update informasi seputar pelayanan kebeacukaian yang sebenarnya dapat dipantau melalui situs-situs online resmi milik pemerintah seperti: http://www.beacukai.go.id atau http://www.insw.go.id.
  4. Kurangnya sosialisasi seputar pemanfaatan fitur-fitur di portal NSW kepada para pengurus barang;

Namun demikian, dari sisi petugas tetap harus memberikan pelayanan yang penuh dedikasi sambil juga mengupayakan edukasi kepada para pengurus barang yang menjadi client-nya di lapangan. Dalam konteks permasalahan di atas setidaknya ada beberapa upaya yang dapat dilakukan guna mengatasi inefisiensi waktu akibat memberikan konsultasi pada permasalahan yang sebenarnya dapat dijawab sendiri oleh pengurus barang. Beberapa hal dimaksud diantaranya adalah:

  1. Membuat SOP dan bagan proses bisnis yang jelas, yang dapat memberikan gambaran tentang batas-batas kewajiban pengurus barang dalam memantau status PIB yang diajukannya. SOP dan bagan tersebut dapat ditempel di tempat khusus yang terbuka sehingga mudah dilihat dan dipahami oleh pengurus barang yang datang;
  2. Menyediakan beberapa komputer yang memiliki akses internet, yang diletakkan di tempat-tempat terbuka, guna memberikan kemudahan bagi pengurus barang untuk memantau status PIB nya secara online tanpa harus kembali dulu ke kantornya yang mungkin jauh jaraknya;
  3. Membantu mencari kejelasan status PIB dari setiap client yang datang, dengan menggunakan layar komputer petugas yang memiliki fasilitas sambungan internet. Namun sedapat mungkin ini hanya dilakukan jika petugas merasa kondisinya mendesak dan membutuhkan demikian. Ini perlu dipetimbangkan secara benar karena jika ini dilakukan tentu akan diikuti pengurus barang yang lainnya untuk menuntut hal yang sama.

Begitu banyak hal-hal kecil lain yang juga memiliki kemiripan karakteristik sebagaimana kasus di atas. Hendaknya masing-masing pihak berpijak pada sikap saling menghargai satu sama lain akan tugas dan tanggung jawab yang diembannya, agar tercipta harmoni dalam hubungan antara seorang petugas dengan client-nya dalam kerangka efisiensi dan efektifitas proses pengurusan barang impor.

Pada tulisan berikutnya akan coba diulas secara lebih lengkap lagi akan fitur-fitur yang disediakan di dalam portal NSW beserta manfaatnnya agar dapat memberikan motivasi bagi pada pengurus barang untuk mencobanya..

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

2 Responses to Bagaimana status pengajuan PIB saya?

  1. fika says:

    Terima kasih atas info Bapak….,info ini sangat membantu kami

  2. ok bu fika.. senang bisa berbagi..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s